一、为什么要设置关键词预警？

在日常企业邮件管理中，敏感信息、业务风险或重要内容的监控非常关键。网易企业邮箱提供的关键词预警功能，能够帮助企业实时捕捉邮件中的特定词汇（如"合同"、"报价"、"退款"等），并及时通知管理员或相关负责人，有效降低信息泄露风险，提升风控效率。

核心价值：主动防御敏感信息外泄、快速响应突发事件、满足合规审计要求。

二、网易企业邮箱的关键词预警优势

• 精准匹配：支持多种匹配模式（全词/模糊/正则表达式）
• 多级通知：可同时向管理员和部门负责人发送预警通知
• 权限分离：预警规则配置权限与日常管理权限隔离，保障安全性
• 云端记录：所有触发的预警记录自动存档，可追溯6个月以上
• 与企业微信集成：触发后可通过企业微信实时推送提醒

三、详细设置步骤

步骤1：登录管理员后台

使用管理员账号登录网易企业邮箱管理后台（ex.mail.163.com），进入【安全中心】-【邮件监控】板块。

步骤2：创建关键词规则

点击【新建规则】，在触发条件中选择【关键词监控】：

• 输入需要监控的关键词（每行一个关键词）
• 设置匹配方式：
  • 完全匹配：仅匹配完全相同词组
  • 部分匹配：包含关键词即触发
  • 排除匹配：标记需要忽略的关联词

示例：监控"竞品"时建议同时设置排除词"分析"，避免市场调研邮件误报

步骤3：设置预警范围

指定监控对象：可选择全公司、特定部门或个人账号，支持按发件人/收件人组合过滤。

步骤4：配置通知方式

勾选以下通知渠道（可多选）：

• 邮件通知：发送到指定管理员邮箱
• 短信提醒：需预先绑定手机号
• 企业微信：通过关联应用推送
• 系统日志：在管理后台生成记录

步骤5：设置处理策略（可选）

高级功能可对触发邮件执行自动操作：

• 将邮件标记为待审核状态
• 自动转发到指定审查邮箱
• 禁止发送并通知发件人

四、最佳实践建议

关键词库建设

建议分层设置关键词：

避免误报策略

• 为通用词汇添加上下文限制（如"密码"需出现在附件中）
• 设置部门白名单（财务部发送"转账"不触发）
• 启用学习模式：新规则先试运行1周再正式启用

定期优化建议

1. 每月分析预警日志，调整无效规则
2. 根据业务变化更新关键词库（如新项目代号）
3. 每季度进行模拟测试验证系统灵敏度

五、与其他功能的联动

1. 与邮件归档结合

触发的邮件自动纳入归档系统的"敏感邮件"分类，保留完整原始数据。

2. 与离职管控配合

对已提交离职申请的员工自动加强关键词监控（如"客户名单"、"源代码"）。

3. 数据统计报表

通过【统计报表】-【安全报告】可查看：
• 关键词触发趋势图
• 高频触发部门排名
• 疑似违规类型分布

总结

网易企业邮箱的关键词预警功能是企业信息安全防护体系的重要组成部分。通过科学设置关键词库、合理配置通知机制、持续优化监控策略，企业可以构建起多层防御体系。该功能特别适合金融、法律、高科技等对信息敏感度要求高的行业，建议结合企业实际业务场景灵活运用，既能有效管控风险，又能避免过度监控影响工作效率。最终实现安全性与便捷性的最佳平衡。